選擇一款企業(yè)電子文檔管理系統(tǒng)（EDMS）時應(yīng)該關(guān)注什么？ 這完全取決于你需要實現(xiàn)的控制、協(xié)作和靈活性水平。然而，有兩個關(guān)鍵的電子文檔管理系統(tǒng)功能是你應(yīng)該要關(guān)注的。 ● 簡單配置的工作流程 你可以更輕松地進行協(xié)作（甚至是遠(yuǎn)程協(xié)作），并確保你的整個團隊，無論他們身在何處，都是在正確的文件和正確的版本上工作。一個好的電子文檔管理系統(tǒng)會有審批程序和修訂控制，以簡化工作流程，確保你的團隊的生產(chǎn)力。 ● 直觀的文檔版本控制 一個文檔的所有修訂和草稿都應(yīng)該被準(zhǔn)確地捕獲和管理。你應(yīng)該能夠在不同的設(shè)備上使用自動文件版本控制和審計。整個團隊必須能夠獲得最新的、準(zhǔn)確的信息，因為這將確保你的文檔是安全的并保持?jǐn)?shù)據(jù)的完整性。

為了幫助你選擇適合的電子文檔管理系統(tǒng)，有幾個問題需要確定。

1.本地部署還是基于云？ 第三方文檔管理解決方案可以為你提供高度安全、可配置和復(fù)雜的DMS功能，同時讓你擺脫規(guī)范和開發(fā)方面的麻煩。但是，應(yīng)該選擇本地部署還是基于云的SaaS解決方案？ 本地部署解決方案要求你使用自己的服務(wù)器和存儲，這意味著你仍然需要進行自己的維護。但是，你也許可以更加確信所有數(shù)據(jù)都在你的控制范圍內(nèi)。 基于云的解決方案通常更加敏捷和靈活。但如果你使用一個基于云的解決方案，它是如何設(shè)置的？你是否得到了像虛擬私人服務(wù)器這樣的專用服務(wù)，還是共享資源？文件在傳輸過程中是否被加密？數(shù)據(jù)中心的安全、備份和冗余情況如何？

無論選擇什么解決方案，確保它有能力實現(xiàn)最高級別的數(shù)據(jù)安全。 2.你需要文件管理還是文件控制？ 這是一個重要的區(qū)別，也是你可能需要你的DMS實現(xiàn)的核心。好的文件管理是關(guān)于存儲、定位、更新、跟蹤和共享文件的便利性和靈活性。而好的文件控制是關(guān)于建立訪問等級、安全、審計能力、版本管理、審查、批準(zhǔn)和發(fā)布協(xié)議。 3.你需要EDMS是可擴展的嗎？

這些考慮應(yīng)包括的不僅僅是擴大存儲空間或以合理成本增加內(nèi)存的能力。這是關(guān)于能夠在正確的時間用正確的工具為你的企業(yè)應(yīng)對更復(fù)雜的文件處理要求。 在企業(yè)成立之初，你可能只需要一個安全的、可搜索的存儲庫和協(xié)作空間，讓你的團隊開始集體討論想法。但當(dāng)這些想法變成真正的商業(yè)計劃、機會和最后期限時，你可能需要電子文檔管理系統(tǒng)更多地作為一個質(zhì)量管理系統(tǒng)來運作。這可能需要更復(fù)雜的文件控制和 "階段門控 "工具，或按照嚴(yán)格的規(guī)范制作可審計的 "技術(shù)文件 "的能力。 選擇一個能夠隨著你的需求的復(fù)雜性而增長的電子文檔管理系統(tǒng)，可以防止你在早期被為更大、更成熟的公司設(shè)計的文件要求所困擾。 企業(yè)電子文檔管理系統(tǒng)哪個好？ 從紙質(zhì)文檔到EDMS的過渡不僅是數(shù)字化流行趨勢，也是提高業(yè)務(wù)效率的強有力工具。 8Manage為用戶提供強大的電子文檔管理系統(tǒng)，其將創(chuàng)建數(shù)字文檔，自動存檔，并提供高水平的安全性以滿足法規(guī)要求，支持本地部署和云端部署，完全可以簡化你的辦公流程。

擴大可訪問性：為員工提供遠(yuǎn)程訪問是 8Manage EDMS 主要的基礎(chǔ)功能。由于大部分信息存儲在云中，因此用戶可以隨時隨地訪問。

方便編輯和版本控制：當(dāng)多個員工可以同時處理同一個文檔時，編輯和版本控制等功能是必須的。8Manage EDMS 其中一個優(yōu)勢是能夠跟蹤特定員工的更改。它還支持存儲多個文檔版本，以防你需要訪問原始文檔。 權(quán)限授予和門控：使用 8Manage EDMS，你可以輕松為單個文檔以及滿足特定條件的文檔設(shè)置權(quán)限。這意味著允許某些團隊對給定文檔進行更改，有些團隊只能查看，有些團隊根本無法訪問。

自動提醒： 對于必須密切關(guān)注項目或活動如果文檔發(fā)生了更改， 8Manage EDMS 提醒功能會通知所列人員。對于必須密切關(guān)注項目或活動進展的經(jīng)理來說，它是個不可或缺的助手。

安全性和保護級別：信息竊取會嚴(yán)重?fù)p害你的業(yè)務(wù)。 8Manage EDMS 提供與電子銀行相同級別的安全性，從而保護公司的文件信息。 此外，你還可以從8Manage電子文檔管理系統(tǒng)中獲得以下額外好處： ● 可用性 —— 你可以獲得正常運行時間 99.99% 的解決方案。● 災(zāi)難恢復(fù) —— 你可以獲得容災(zāi)環(huán)境和容災(zāi)服務(wù)。● 性能 —— 你可以獲得有保證的存儲空間和帶寬。

結(jié)論 電子文檔管理系統(tǒng)提供了一種有效的方式來組織你的業(yè)務(wù)并為你的企業(yè)提供秩序。無論你選擇哪種類型的文檔管理系統(tǒng)，都可以立即看到其優(yōu)于手動管理文檔的優(yōu)勢。